Penulis : Ranny Daniel, Surianti, Solihatun dan Dian Armayanti.
Mahasiswa Magister Manajemen Universitas Internasional Batam (UIB)
Sijori Kepri — Manajemen Risiko menyediakan sarana proaktif dan kolaboratif untuk meningkatkan kualitas manajemen proyek pada sebuah proyek. Diantaranya dengan mengatasi faktor risiko sebelum menjadi masalah.
Tujuannya memahami manajemen risiko adalah untuk memastikan bahwa risiko yang terkait dengan proyek yang akan dilaksanakan bisa dipahami dengan baik. Setelah memahaminya, aktivitas di lapangan bisa dikelola, direncanakan, dan dimitigasi selama pengerjan proyek tersebut.
Risiko adalah setiap faktor yang berpotensi mengganggu keberhasilan penyelesaian proyek. Penggunaan Manajemen risiko akan memberikan informasi tentang ancaman yang akan dihadapi sedini mungkin terhadap proyek yang akan dijalankan, agar proyek tersebut berjalan dengan baik dan sukses.
Beberapa faktor dapat mempengaruhi suatu proyek, termasuk teknologi yang digunakan dalam pengerjaan proyek, lingkungan proyek itu dikerjakan, hubungan antara anggota dan tim, budaya perusahaan, dan seberapa besar perubahan yang akan dihasilkan dalam sebuah proyek.
Faktor terebut memiliki jenis potensi yang berbeda – beda di semua tahapan. Juga di semua skala proyek yang akan dijalankan.
Pada Prinsipnya, Manajemen Risiko didasarkan pada seperangkat prinsip yang menyediakan kerangka dinamis untuk mengelola risiko dilingkungan apapun.
Adapun prinsip inti yang menentukan keberhasilan dan kemampuan organisasi untuk mendapatkan manfaat dari penerapan Manajemen Risiko adalah “Komunikasi Terbuka”.
Tiga Prinsip Dasar dibawah ini dapat membatu memahami kapan, mengapa, apa dalam melaksanakan Manajemen Risiko.
Pertama, Pandangan dan Berwawasan kedepannya melihat Visi secara Bersama prespektif global. Dibawah ini penjelasan masing-masing
Pandangan dan berwawasan kedepan adalah kemampuan untuk melihat kedepan, melampaui masalah hari ini dan konsekwensi masalah masa depan.
Pandangan kedepan membutuhkan pemikiran ke masa depan, mengidentifikasi ketidakpastian, dan mengantisipasi potensi-potensi yang akan muncul.
Visi Secara Bersama mewujudkan pemahaman Bersama di semua Pihak (Stakeholder) proyek tentang tujuan proyek dan manfaat yang akan dihasilkan oleh organisasi.
Visi secara Bersama membutuhkan pencapaian visi produk Bersama berdasarkan Tujuan Bersama, kepemilikan Bersama dan focus pada hasil.
Perspektif global mengharuskan Team proyek untuk melihat pentingnya proyek dari sudut pandang secara keseluruhan, yaitu sudut pandang umum di tingkat global.
Hal ini membutuhkan pengenalan nilai potensial dari peluang dan potesni dampak dari efek yang merugikan.
Berikutnya adalah tiga prinsip berkelanjutan (Sustaining principles) sebagai dasar bagaimana organisasi akan menjalankan Manajemen Risiko
Manajemen Terintegrasi, Kerja team dan Proses berkelanjutan. Berikut penjelasan untuk masing-masing
Manajemen Terpadu/terintegrasi adalah kosep menggabungkan praktik dan metode manajemen risiko sebagai salah satu dari beberapa disiplin manajemen proyek mendasar yang secara aktif digunakan dalam manajemen proyeksehari-hari.
Team Work (kerja team) akan sangat penting agar tercapainya manajemen risiko yang baik. Risiko perlu diidentifikasi, dianalisis, dan dikelola Bersama. Kelompok yang bersinergi,kepercayaan dan Kerjasama untuk pencapaian tujuan adalah produk dari Kerja Tim.
Proses Manajemen Risiko yang berkelanjutan harus menjadi bagian dari manajemen risiko proyek harian, mingguan, bulanan dan triwulanan. Agar efektif dan berhasil membutuhkan analisis dan control yang konstan dan bukan sekali jadi. Proses berkelanjutan memerlukan identifikasi dan pengelolaan risiko yang rutin diseluruh fase dalam pengerjaan sebuah proyek (Project life cycle)
Pendekatan Manajemen Risiko.Adanya risiko dalam sebuah proyek bukanlah hal yang buruk, namun tidak adanya analisis risiko dan langkah-langkah mitigasi bagaimanapun juga bukan lah hal yang baik. Setiap Proyek memiliki risiko. Risiko bukanlah masalah-masalah yang telah terjadi, risiko adalah pengakuan bahwa suatu masalah mungkin terjadi. Dengan mengenali potensi masalah, manajer project dapat mencoba menghindari masalah tersebut melalui tindakan yang tepat.
Tantangannya adalah bagaimana kita dapat mengidentifikasi risiko dan berinvestasi untuk meresponnya daripada mengabaikannya. Bagian dari pengendalian proyek selama proyek itu berlangsung adalah memiliki proses manajemen risiko yang mapan yang dapat bekerja dengan baik untuk projek tersebut.
Manajemen Risiko pertama-tama mensyaratkan bahwa risiko yang terkait dengan proyek harus diidentifikasi, dianalisis, dan diprioritaskan. Risiko yang teridentifikasi kemudian harus dikendalikan melalui proses perencanaan dan pemantauan proyek.
Identifikasi dan manajemen risiko merupakan komponen terpadu dari manajemen proyek dan harus terus dinilai dan dianalisis selama proyek berlangsung. Ketika risiko signifikan diidentifikasi untuk sebuah proyek, manajer risiko (atau pemilik risiko individu) harus ditugaskan untuk membantu manajer proyek dalam mengelola risiko tersebut.
Berikut adalah proses manajemen risiko selama proyek berlangsung, identifikasi resiko Identifikasi Risiko biasanya terjadi pada awal proyek, tetapi dapat terjadi pada setiap tahap proyek dan berlanjut sepanjang proyek itu berlangsung.
Manajemen harus memastikan bahwa tim proyek secara terbuka dan rutin membahas dan menganalisis risiko sepanjang umur proyek.
Saat risiko diidentifikasi, Lembar Kerja Manajemen Risiko diisi dan diselesaikan. Lembar kerja lebih disukai otomatis dalam database Manajemen Risiko.
Semua informasi tentang setiap risiko pada saat identifikasi akan dimasukkan ke dalam database. Saat setiap risiko bergerak melalui proses risiko Analisis, Perencanaan, Pelacakan, dan Kontrol, informasi baru akan ditambahkan ke database. Basis data Manajemen Risiko dipelihara dengan status risiko terkini dan digunakan sebagai sumber utama untuk pelaporan dan pelacakan.
Identifikasi Risiko adalah peristiwa yang berulang; itu tidak dilakukan sekali dan kemudian disisihkan. Identifikasi risiko dimulai pada saat pengembangan dan persetujuan Rencana Definisi Proyek, dan berlanjut sepanjang proyek berlangsung. Risiko baru dapat berkembang saat proyek matang dan situasi eksternal dan internal berubah.
Analisis resiko
Setelah risiko diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menganalisis item risiko dalam konteks konsekuensi dan kemungkinannya. Analisis risiko adalah metode sistematis untuk menidentifikasi dan mengevaluasi ancaman terhadap metoe sistematis untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi ancaman terhadap suatu proyek serta meminimalkan atau menghulangkan konsekwensi akubat dari ancaman. Menilai dan menganalisis risiko proyek akan membatu manjer proyek membuat keputusan yang lebih tepat dan memastikan hasil yang lebih baik, penilaian risiko bukanlah manajemen masalah, tetapi merupakan proses yang mengurangi kemungkinan terjadinya masalah. Menganalisis risiko memiliki tiga kegiatan dasar yaitu mengevaluasi atribut risiko, mengklasifikasikan risiko dan memprioritaskan risiko. tujuan penilaian risiko adalah untuk mengubah data risiko menjadi informasi sebagai sarana untuk memudahkan pengambilan keputusan
Perencanaan Risiko
Perencanaan risiko adalah fungsi memutuskan apa, (jika ada), yang harus dilakukan dengan risiko. Tujuan dari perencanaan risiko adalah untuk memastikan konsekuensi dan sumber risiko diketahui, menetapkan tanggung jawab, mengembangkan rencana yang efektif, dan untuk menghasilkan dari waktu ke waktu, serangkaian tindakan yang benar yang meminimalkan risiko dan dampak (biaya, jadwal, kualitas) sambil memaksimalkan peluang dan nilai.
Risiko dengan Eksposur Risiko tertinggi harus direncanakan mitigasinya terlebih dahulu.
Rencana Tindakan Risiko (Mitigasi) harus dikembangkan dalam tingkatan bertahap. Rencana Tingkat 1 pertama kali dirancang sebagai rencana awal untuk mengurangi risiko secara memadai. Jika rencana Tingkat 1 tidak mencapai hasil yang diinginkan, maka rencana Tingkat 2 dapat ditentukan dan dipertimbangkan untuk diimplementasikan. Begitu juga dengan rencana Level 3, jika perlu, untuk mencegah risiko menjadi isu atau masalah besar pada proyek.
Pelacakan Risiko
Tujuan Pelacakan Risiko adalah untuk mengumpulkan informasi risiko yang akurat, tepat waktu dan relevan serta menyajikannya dengan cara yang jelas dan mudah dipahami sesuai dengan kelompok yang menerima informasi tersebut.
Pelacakan adalah proses di mana data risiko diperoleh , disusun , dan dilaporkan oleh orang yang bertanggung jawab untuk melacak, dan mengurangi risiko. Laporan risiko yang dihasilkan selama pelacakan digunakan oleh personel proyek untuk/selama Pengendalian Risiko untuk membuat keputusan tentang pengelolaan risiko.
Pelacakan memperbarui informasi yang terkait dengan setiap risiko untuk menyertakan ukuran, indikator, dan pemicu.
Pengendalian Risiko
Pengendalian Risiko adalah proses mengambil laporan status pelacakan untuk risiko yang dilacak dan dimitigasi dan memutuskan apa yang harus dilakukan terhadap mereka berdasarkan data yang dilaporkan.
Tujuannya Pengendalian Risiko adalah untuk membuat keputusan yang terinformasi, tepat waktu, dan efektif mengenai risiko dan rencana mitigasinya.
Proses umum pengendalian risiko termasuk menganalisis laporan status, memutuskan bagaimana melanjutkan, melaksanakan keputusan, dan selanjutnya memantau risiko dan mitigasi.
Berdasarkan pemaparan di atas, seorang proyek manager harus bisa mengimplementasikan manajemen risiko dalam proyek yang dijalankannya. ***
Note : Konten Opini Ini Diluar Tanggung Jawab Redaksi Sijori Kepri
